Weniger Büro. Mehr Kind.
Die Software für Träger der Schul- und Individualbegleitung. Von der Fallaufnahme über die Vermittlung bis zur Kostenträgerabrechnung — alles an einem Ort.
Was conzito für die Schulbegleitung wirklich leistet.
Klicken Sie sich Kapitel für Kapitel durch — von der Bewerbung bis zur Abrechnung. Jede Funktion mit kurzen Praxisbeispielen aus dem Träger-Alltag.
01
Bewerbungen landen strukturiert im System — mit allen Pflichtdokumenten an einem Ort. Aus der ersten Mail wird ohne erneutes Eintippen ein einsatzbereiter Mitarbeiter.
Was das System leistet
- Online-Bewerbungsformularmit Qualifikation, Sprachen, Verfügbarkeit, Mobilität und Wunsch-Stundenzahl direkt im System.
- Dokumentenverwaltungfür Lebenslauf, Zeugnisse, Masernschutz und erweitertes Führungszeugnis — fehlende Unterlagen sofort sichtbar.
- Status-WorkflowNeu → Kontaktiert → Gespräch → Vermitteln, mit vorgefertigten Filtern.
- DSGVO-Löschfristen (automatisch)System erinnert vor Ablauf der Einwilligung und löscht fristgerecht.
- Wiedervorlagefür Bewerber, die heute nicht passen, später aber relevant werden.
- Ein-Klick-Einstellungübernimmt alle Daten in den Mitarbeiterstamm — kein erneutes Tippen, keine Übertragungsfehler.
Aus der Praxis
Vom Posteingang zum Mitarbeiter — an einem Vormittag
Eine Bewerbung trifft ein. Jana sieht Qualifikation, freie Stunden und Pflichtdokumente auf einen Blick — alles über das Formular angeliefert. Nach dem Gespräch ein Klick auf „Einstellen", die Stammdaten wandern in den Mitarbeiterstamm.
Statt drei Tagen Papierkram: einsatzbereiter Begleiter am selben Vormittag.
DSGVO-Frist? Schon erledigt.
Inaktive Bewerberprofile müssen nach Ablauf gelöscht oder neu eingewilligt werden. conzito schickt rechtzeitig die Erinnerung — und löscht fristgerecht, wenn keine Antwort kommt.
Keine Löschliste, kein Datenschutzrisiko durch vergessene Profile.
02
Alles, was Sie über Ihre Begleiter wissen müssen, in einer Personalakte. Fristen melden sich von selbst — Sie führen keine Outlook-Reminder mehr.
Was das System leistet
- Zentrale Personalaktemit Stammdaten, Qualifikation, Sprachen, Kontakten und Adresse.
- VertragsmanagementProbezeit, Mindestarbeitszeit, Vertragsablauf werden rechtzeitig gemeldet.
- Arbeitszeit pro Wochentagautomatisch fortgeschriebenes Stundenkonto mit Plus- und Minussalden.
- Urlaub & AbwesenheitAnspruch, Resturlaub, Sonderurlaub und Schwerbehinderten-Zusatz automatisch berechnet.
- Freigabenfür Urlaub, Mehrarbeit und Stundenzettel mit wenigen Klicks.
- Koordinatoren-Zuweisungjeder Koordinator sieht nur „seine" Mitarbeiter, gefilterte Aufgaben und Alarme.
- Automatischer Verfügbarkeits-Statusdas System erkennt, wer verfügbar, ausgelastet oder bald wieder frei ist.
Aus der Praxis
„Wer hat Mittwochnachmittag frei?"
Eine neue Klientin braucht Begleitung am Mittwochnachmittag. Statt Tabellen abzutelefonieren, filtert Jana auf nach freien Mitarbeiter/innen — drei Treffer, der nächste 4 km entfernt.
Vermittlung in Minuten statt Telefonkette.
Probezeit-Ende rechtzeitig auf dem Schirm
Drei Tage vor Ablauf der Probezeit meldet sich conzito. Jana führt das Gespräch, dokumentiert das Ergebnis, hier fällt nichts mehr unter den Tisch.
Kritische Fristen werden nie wieder verpasst.
03
Stammdaten, Bewilligungen, Lehrkräfte, Therapeut/innen — alles strukturiert in der Klientenakte. Bewilligungsfristen melden sich von selbst, bevor irgendetwas leise ausläuft.
Was das System leistet
- Stammdaten & Kontaktemit Klick-zum-Anruf für Erziehungsberechtigte, Lehrkräfte, Therapeut/innen und Sozialarbeiter.
- Bewilligung & KostenträgerAktenzeichen, Status, Wochenstunden und Frist zentral erfasst.
- Auslauf-Warnungsobald eine Bewilligung auszulaufen droht.
- Dokumentenverwaltungfür Anträge, Datenschutzvereinbarungen und Entwicklungsberichte — strukturiert abgelegt statt im Ordnerregal.
- Automatischer Status„Vermitteln", „Begleitung geplant", „Begleitet", „läuft aus" — ohne manuelle Pflege.
Aus der Praxis
Anruf vom Jugendamt — souverän auskunftsfähig
Jana bekommt einen Anruf von einer Sachbearbeiterin des Jugendamts. Sie möchte zum einen über die letzte Abrechnung der Klientin sprechen, zum anderen hätte sie gerne Informationen zu der neuen Begleitung. Jana ist mit dem Fall leider nicht vertraut, das ist aber kein Problem, sie kann souverän Auskunft erteilen. Ein Teil des Namens der Klientin reicht aus. Jana filtert danach, wählt den Eintrag aus und ist sofort mit allen Informationen verbunden. Begleitung, Abrechnungen, Bewilligungen, geplante Kennenlernen, alles an einem Ort praktisch verlinkt — nie wieder hektisches Suchen in verschiedenen Ordnern.
Alles verlinkt, kein Suchen in Ordnern mehr.
04
Das Herzstück der Einsatzplanung — kein separates Werkzeug, sondern in jedes Klienten- und Mitarbeiterprofil eingebettet. Aus der Suche bis zur Zuordnung ohne Systemwechsel.
Was das System leistet
- Mehrere Ebenenverfügbare Begleiter, Bewerber, unversorgte Klienten, Einrichtungen, ausgelastete Mitarbeitende — ein- und ausblendbar.
- Farbcodegrün verfügbar, orange bald wieder frei, rot ausgelastet — Status auf einen Blick.
- Intelligente FilterQualifikation (Hilfskraft, Fachkraft, pädag. Hilfskraft), max. Entfernung, freie Wochenstunden, frühestes Startdatum — kombinierbar.
- Matching-Workflowvom Klienten direkt auf der eingebetteten Karte zur passenden DL — ohne Tabs zu wechseln.
- Vertretungssuchein Minuten — Marker zeigt Name, Status, Qualifikation, Distanz; Sprung ins Profil per Klick.
Aus der Praxis
07:15 Uhr — Vertretung gesucht
Timo meldet sich krank. Jana filtert die Karte nach freien Mitarbeiter/innen — drei grüne Marker, die nächste Begleiterin 1,8 km entfernt. Ein Anruf, organisiert, bevor die erste Stunde beginnt.
Akute Ausfälle ohne Telefonkette.
Einsatzplanung
Neue Mitarbeiter/innen oder unversorgte Klient/innen finden über die integrierte Karte sofort ein passendes Match. Jana klickt auf eine Begleitung oder Klientin und startet die Suche direkt aus dem Eintrag heraus — die wichtigsten Fall-Infos sind auf einen Blick sichtbar, die Filter zeigen nur verfügbare Vorschläge, die zu den Kriterien passen.
Von der Suche zur Zuordnung — ohne Systemwechsel.
05
Die Dienstleistung verknüpft Begleiter, Klient/in, Einrichtung, Zeitraum und Abrechnungskonditionen. Pooling und Tandem sind genauso selbstverständlich abgebildet wie die 1:1-Begleitung.
Was das System leistet
- Stundenplan-Abgleich in Echtzeitgebuchte Zeiten vs. bewilligter Wochenplan — Abweichungen sofort sichtbar.
- Flexible Einsatzformen1:1, Pooling (ein Begleiter für wechselnde Kinder einer Einrichtung), Tandem (zwei Begleiter für eine/n Klient/in, optional mit Tandem-Zuschlag).
- Lifecycle90 Tage vor Ablauf automatischer Alarm — rechtzeitig handeln statt unter Druck.
- Nachfolge-DL per Klickalle relevanten Daten werden übernommen, alte und neue DL bleiben verknüpft.
- Begleiter-Wechselmit lückenloser Doku.
- AbrechnungseinstellungenKostenträger, Stundensatz, Mehrfachempfänger, Factoring und USt-Pflicht pro DL.
Aus der Praxis
Pooling an der Schiller-Schule
Die Schule braucht keine 1:1-Begleitung, sondern jemanden, der mal in der 2a, mal in der 3b unterstützt. Jana legt eine Pooling-DL an — Einrichtung statt Klient, interne Kostenstelle automatisch zugewiesen.
Sonderfall wird Standard, ohne Notiz-Workaround.
Tandem mit Zuschlag — automatisch
Ein Schüler hat hohen Betreuungsbedarf, vormittags und nachmittags je ein/e Begleiter/in. Zwei verknüpfte Tandem-DLs; der prozentuale Zuschlag fließt automatisch in die Rechnung — nicht mehr im Kopf, nicht mehr per Hand.
Tandem-Zuschlag rutscht nie wieder durch.
06
Ihre Mitarbeitenden erledigen Zeitbuchungen, Krankmeldungen, Signaturen und Doku direkt am Handy. Sie sehen jede Eingabe in Echtzeit im Büro.
Was das System leistet
- DashboardÜberstundenstand, Resturlaub, ungelesene Dokumente, offene Aufgaben — und drei Schnellzugriffe für Zeitbuchung, Urlaub, Krankmeldung.
- Zeiterfassungin der Wochenansicht — rote Tage zeigen fehlende Einträge, grün ist gebucht. Automatischer Abgleich mit dem Stundenplan.
- Urlaubsanträge aus drei Kontingentenregulär, Ausgleichstage, Regeneration.
- Krankmeldung in 30 SekundenAU-Bescheinigung per Foto später hochladbar. Auch Dienstunfälle.
- Leistungsnachweisedirekt aufrufen und digital unterschreiben.
- Dokumentationbei der Zeitbuchung, mit Sondervorlagen z. B. für Diabetes-Verlauf.
- Aufgaben mit Badge-Zählerautomatisch ausgelöst, wenn etwas fehlt.
- Verschlüsseltes Postfachfür Gehaltsabrechnungen und Vertragsunterlagen.
- Kalenderübersichtmit Arbeitszeiten, Urlaub und Krankheit — Monat, Woche, Liste.
Aus der Praxis
Zeitbuchung: Sonntagabend, Wochenansicht — alles grün
Timo prüft seine Woche: vier Tage grün, Freitag noch rot. Er tippt, trägt Beginn und Ende ein, die App rechnet Dezimalstunden, gleicht mit dem Stundenplan ab. 4,5 h gebucht, 4,5 h bewilligt — passt.
Stundenzettel ohne Excel, ohne Papier, ohne Sonntagsarbeit.
Krankmeldung um 7:15 Uhr — 30 Sekunden
Fieber am Montagmorgen. Timo öffnet Go, tippt „Krankmeldung", „Eigene Erkrankung", Start heute, Ende Freitag. Fertig. Die AU lädt er Mittwoch nach Arztbesuch per Foto nach.
Keine WhatsApp-Krankmeldungen um 7 Uhr, keine vergessenen AUs.
07
Solange der Leistungsnachweis nicht unterschrieben ist, kann keine Rechnung gestellt werden. Mit conzito Sign verkürzt sich dieser Prozess von Wochen auf Minuten.
Was das System leistet
- Automatische PDF-Generierungmit Kopfdaten, Stundenübersicht und Signaturfeldern — kein manuelles Zusammenstellen.
- 2-stufiger Workflowerst Begleiter, dann Lehrkraft oder Erziehungsberechtigte/r — beides mit Zeitstempel.
- Drei Methoden für die zweite UnterschriftQR-Code/Link, Unterschrift auf dem Begleiter-Handy oder situative Auswahl durch die Begleitung.
- Signaturfreigabenur autorisierte Personen können zweitsignieren — Sie behalten die Kontrolle.
- Rückmeldungs-Workflowstimmen die Stunden nicht, strukturierte Rückmeldung im System statt E-Mail-Pingpong.
- Finales PDFmit beiden Signaturen, Zeitstempeln und revisionssicherer Signaturkette.
- Automatische Erinnerungenwenn jemand nicht rechtzeitig unterschreibt.
Aus der Praxis
Unterschrift im Schulflur — in zwei Minuten
Nach dem Unterricht trifft Timo Petra. Methode „Unterschrift auf dem Begleiter-Handy". Petra sieht die Stundenübersicht, scrollt kurz durch, unterschreibt mit dem Finger — kein Account, keine App, keine Registrierung.
Unterschrift am selben Tag statt drei Wochen Briefverkehr.
QR-Code für später
Kein Treffen heute? Timo zeigt Petra den QR-Code, sie scannt mit dem eigenen Handy und unterschreibt abends von zu Hause — bequem, ohne Druck.
Lehrkräfte unterschreiben dann, wann es passt.
08
Unabhängig von den einzelnen Leistungsnachweisen: pro Begleiter werden alle Stunden über alle DLs zusammengeführt — inklusive aller Sonderregelungen.
Was das System leistet
- Automatische AggregationArbeits-, Urlaubs-, Krankheitstage, Brutto-Stunden — über alle Dienstleistungen eines Begleiters hinweg.
- Indirekte Leistung (IL)Vorbereitung, Teamgespräche, Fahrtzeiten — Kontingente pro DL/Woche werden überwacht, Überschreitungen ausgewiesen.
- Überstundendokumentation (transparent)wo Mehrarbeit anfällt, sehen Sie sofort.
- Stundenkontowird monatlich fortgeschrieben, mit konfigurierbaren Schwellenwerten.
- Fehlererkennungfehlt etwas, blockiert der Fehlerstatus die Freigabe — bevor Falsches in die Lohnbuchhaltung läuft.
- PDF-Monatsreportpro Begleiter mit allen Berechnungen — zur Freigabe vorgelegt.
Aus der Praxis
Monatsabschluss in Minuten
Am 28. öffnet Jana die Sammelansicht. Bei Timo: alles vollständig, IL im Kontingent, keine Fehlermarkierung. Ein Blick, PDF-Report, Freigabe.
Lohnvorbereitung von Tagen auf Minuten — ohne Excel-Marathon.
09
Sobald der Leistungsnachweis beidseitig unterschrieben ist, ist die Rechnung nur noch einen Klick entfernt. ZUGFeRD-Format inklusive.
Was das System leistet
- Automatische Rechnungsgenerierunggebuchte Stunden × Stundensatz, inkl. USt wenn konfiguriert.
- E-Rechnung (ZUGFeRD)Das strukturierte PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten wird automatisch erzeugt — kein separates Tool, keine zweite Software.
- Gutschrift & Stornoper Klick, Originalrechnung bleibt nachvollziehbar.
- Mehrere Rechnungsempfängerpro DL — primär und sekundär (z. B. bei geteilter Finanzierung).
- ZahlungsverfolgungEingänge direkt erfassen, offener Betrag wird automatisch berechnet.
Aus der Praxis
Monatsabrechnung mit einem Klick
Statt stundenlang manuell Abrechnungen für die Kostenträger zu erstellen, generiert Jana mit einem Klick aus den Leistungsnachweisen eine monatliche Abrechnung für Timos Einsatz. Sie wirft noch einen Blick darauf, ob alles korrekt ist, korrigiert einen Eintrag, druckt die fertige Rechnung aus und verschickt diese — oder versendet das automatisch erstellte XML für die elektronische Übermittlung.
Stunden manueller Arbeit pro Monat — auf wenige Minuten reduziert.
10
Jede Änderung, jede Aktion, jede Unterschrift: dokumentiert, unveränderbar, jederzeit einsehbar. Audits werden zur Routine statt zur Krise.
Was das System leistet
- Änderungshistorie (pro Feld)wer hat wann was von welchem auf welchen Wert geändert — unveränderbar.
- AktionslogUrlaubsbuchungen, Statusänderungen, Abrechnungen, Signaturen — chronologisch nachvollziehbar.
- DSGVO-konforme DatenhaltungLöschfristen für Bewerberdaten, automatische Einwilligungserinnerung.
- Signatur-DokumentationZeitstempel, Dauer bis Unterschrift, Unterschriftsbild — revisionssicher.
Aus der Praxis
Audit ohne Wochenendschicht
„Wer hat im Juli die Stunden bei Klient Müller angepasst, und warum?" Ein Filter, eine Zeile — Antwort sofort, kein Wühlen in E-Mail-Postfächern oder Excel-Versionen.
Prüfungen werden Routine statt Stresstest.
Zweiter Standort, eine Wahrheit
Eine neue Niederlassung mit eigener Koordinatorin. Sie sieht nur ihre 25 Begleiter, Sabine sieht beide Standorte. Das Bewerbungsmanagement funktioniert standortübergreifend.
Verwaltung skaliert mit, der Aufwand nicht.
11
Aufgabenketten laufen automatisch weiter, Alarme bleiben sichtbar bis sie gelöst sind. Niemand muss erinnern — das übernimmt conzito.
Was das System leistet
- Automatische AufgabenketteLN-Freigabe → Signatur-Aufgabe Begleiter → Aufgabe für die zweite Unterschrift.
- Alarme für kritische Zustände
- — DLs, die in unter 90 Tagen auslaufen
- — Bewilligungen, die vor DL-Ende ablaufen
- — Unbezahlte Rechnungen mit überschrittenem Zahlungsziel
- — Unvollständige Mitarbeiter- oder Klientendaten
- — Fehlende Leistungsnachweise
- — Offene Rückmeldungen aus der Signatur
- Koordinatoren-Filterjeder sieht nur „seine" Aufgaben und Alarme.
- Konfigurierbare Erinnerungsintervallenichts läuft still und leise unter dem Radar.
Aus der Praxis
Aufgabenkette ohne Nachhaken
Jana gibt den Leistungsnachweis frei. Timo bekommt automatisch die Signatur-Aufgabe. Sobald er unterschreibt, bekommt Jana die Meldung angezeigt— niemand muss anrufen oder E-Mails schreiben.
Prozesse laufen, auch wenn das Büro mal abwesend ist.
Auslaufende DL — bleibt sichtbar
90 Tage vor Ende wechselt der angezeigte Status bei Klient Schmidt: Dienstleistung läuft aus. So sieht Jana auf einen Blick in die Klientenliste, wo Handlungsbedarf ist. In diesem Fall läuft die Bewilligung bald aus, Jana informiert die Eltern des Kindes.
Nichts läuft unbemerkt aus.
Weitere Fachbereiche folgen.
Die Funktionen oben gelten heute für Schul- und Individualbegleitung. Für diese Bereiche bereiten wir maßgeschneiderte Lösungen vor:
Jede Rolle sieht genau das, was sie sehen soll.
Rollen und Rechte richten wir auf Wunsch sehr genau für Ihren Träger ein — pro Rolle legen wir fest, was sichtbar ist, was verändert werden darf und was gelöscht werden kann. So sieht jede Person nur das, was zu ihrer Aufgabe gehört.
Keine starren Vorlagen, sondern Ihre Organisationsstruktur — Koordination, Büro, Begleitung, Leitung oder eigene Bezeichnungen.
Sehen
Welche Felder, Akten und Listen überhaupt angezeigt werden.
Verändern
Was bearbeitet, ergänzt oder freigegeben werden darf.
Löschen
Wer Daten entfernen kann — und was protokolliert bestehen bleibt.
Ich freu mich morgens, wenn ich das System öffne, weil es Spaß macht damit zu arbeiten.
Häufig gefragt zur Software für die Schulbegleitung.
Allgemeine Fragen
Welche Software eignet sich für die Schulbegleitung?
Geeignet ist eine Lösung, die Einsatzplanung, Zeiterfassung, Klientenverwaltung, digitale Leistungsnachweise und die Abrechnung mit dem Kostenträger in einem System verbindet. conzito ist speziell für Träger der Schul- und Individualbegleitung entwickelt und bildet den Ablauf von der Fallaufnahme bis zur Abrechnung ab.
Was unterscheidet conzito von anderen Anbietern?
conzito ist keine allgemeine Sozial-Software mit einem angehängten Zusatzmodul, sondern wurde gezielt für die Schulbegleitung entwickelt — gemeinsam mit Trägern, die diese Leistung täglich erbringen. Jede Funktion ist die Antwort auf eine reale Herausforderung aus der Praxis, nicht auf dem Reißbrett entstanden.
Was ist der Unterschied zu einem CRM- oder ERP-System?
Ein CRM ist auf Kundenbeziehungen und Vertrieb ausgerichtet, ein ERP auf betriebswirtschaftliche Ressourcenplanung. Beide bilden die Abläufe der Schulbegleitung nicht ab — von der Fallaufnahme über die Vermittlung passender Begleiter und die mobile Zeiterfassung bis zu Leistungsnachweisen mit digitaler Signatur und der Abrechnung mit dem Kostenträger. conzito ist genau für diese Prozesse gebaut; Sie müssen keine branchenfremde Software mühsam anpassen.
Was ist der Unterschied zwischen Schulbegleitung und Integrationshilfe?
Die Begriffe meinen weitgehend dasselbe: die individuelle Begleitung eines Kindes im Schulalltag. Je nach Region und Kostenträger heißt es Schulbegleitung, Integrationshilfe, Integrationshelfer oder Teilhabeassistenz — rechtlich eine Leistung der Eingliederungshilfe.
Was ist das Poolmodell in der Schulbegleitung?
Beim Poolmodell begleitet eine Fachkraft nicht ein einzelnes Kind, sondern mehrere Kinder einer Einrichtung — das nutzt Personalressourcen flexibler. In conzito ist das Poolmodell genauso nahtlos abgebildet wie die 1:1-Betreuung und die Tandem-Begleitung: Die Dienstleistung wird einfach auf die Einrichtung statt auf einzelne Klient/innen angelegt, die interne Kostenstelle wird automatisch zugewiesen. Vor- und Nachteile des Poolmodells vertieft unser Ratgeber zum Poolmodell.
Wird conzito für die Schulbegleitung weiterentwickelt?
Ja, kontinuierlich. Wir entwickeln conzito entlang der sich stetig verändernden Anforderungen unserer Kunden und Kooperationspartner weiter — damit Ihr Team mehr Zeit für das Wesentliche hat: die Menschen. Alle Updates sind in der monatlichen Gebühr enthalten.
Preise & Leistungsumfang
Was kostet eine Software für die Schulbegleitung?
Die Kosten richten sich meist nach der Zahl der Nutzer. conzito startet bei 8,90 € pro Nutzer und Monat (zzgl. MwSt.); ab höheren Nutzerzahlen sinkt der Preis pro Nutzer automatisch. Keine versteckten Gebühren, kurze Mindestlaufzeit, unverbindliche Demo. Alle Konditionen und einen Preisrechner finden Sie auf unserer Preisseite.
Welche Leistungen sind in der monatlichen Gebühr enthalten?
Enthalten sind alle Funktionen und Module, Updates, das Hosting, der Fehlersupport und die Unterstützung bei der Einführung — ohne versteckte Kosten. Dazu kommen:
- unbegrenztes Anlegen von Klienten, Einrichtungen und Leistungen
- die Nutzung der mobilen App conzito Go
Funktionen im Alltag
Wie funktioniert die Abrechnung der Schulbegleitung mit dem Kostenträger?
Der Träger erbringt die Leistung und rechnet direkt mit dem Kostenträger ab (z. B. Jugend- oder Sozialamt nach § 35a SGB VIII bzw. § 112 SGB IX). In conzito entstehen aus den erfassten Zeiten automatisch prüffähige Leistungsnachweise, aus denen sich die Abrechnung direkt erstellen lässt. Was dabei zur E-Rechnungspflicht für soziale Träger gilt, erklärt unser Ratgeber zur E-Rechnung.
Wie erstellt man prüffähige Leistungsnachweise in der Schulbegleitung digital?
Die Begleiter erfassen ihre Einsatzzeiten mobil per App (conzito Go) direkt vor Ort; die Nachweise werden digital signiert und stehen sofort im System bereit — lückenlos, chronologisch, prüffähig und DSGVO-konform. Das ersetzt Papierzettel und fehlende Unterschriften.
Gibt es eine App für Schulbegleiter?
Ja. Mit conzito Go erfassen Schulbegleiter und Integrationshelfer ihre Zeiten mobil, dokumentieren Einsätze und lassen Leistungsnachweise direkt vor Ort digital signieren.
Was passiert, wenn eine Schulbegleitung krankheitsbedingt ausfällt?
Bei Ausfall durch Krankheit oder Urlaub muss der Träger für Vertretung sorgen. In conzito melden sich Begleiter direkt in der App krank — die Koordination sieht den Ausfall sofort und startet die Vertretungssuche über die Vermittlungskarte. Keine WhatsApp-Krankmeldungen um 7 Uhr, keine vergessenen AUs. Wie Träger Ausfälle geordnet auffangen, zeigt unser Ratgeber zur Vertretung bei Ausfall.
Wie plane ich den Personaleinsatz in der Schulbegleitung?
Die personelle Steuerung ist für Träger eine der größten Herausforderungen. In conzito finden Sie passende Begleiter über die Vermittlungskarte — mit Verfügbarkeiten, Qualifikationen und regionaler Nähe auf einen Blick, direkt aus dem Profil heraus. Ausfälle und Vertretungen laufen über dasselbe System. Wie Sie geeignete Kräfte gewinnen und langfristig halten, lesen Sie im Ratgeber Schulbegleiter finden und binden.
Muss die Schulbegleitung jedes Schuljahr neu beantragt werden?
In der Regel ja — der Bedarf wird meist jährlich neu geprüft und bewilligt. Für Träger heißt das: Bewilligungszeiträume im Blick behalten. conzito hinterlegt Bewilligungen in der Klientenakte und meldet automatisch, sobald eine Bewilligung auszulaufen droht — inklusive Hinweis, wenn sie vor dem Ende der Dienstleistung endet.
Technik & Sicherheit
Ist conzito für die Schulbegleitung DSGVO-konform?
Ja. Wir verarbeiten alle Daten DSGVO-konform auf Servern in Deutschland — mit rollenbasierten Zugriffen sowie technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen. Sensible Sozialdaten bleiben so jederzeit geschützt.
Kann ich Berechtigungen und Zugriffsrechte verwalten?
Ja. Rollen und Rechte richten wir präzise für Ihren Träger ein — pro Rolle legen Sie fest, was sichtbar ist, was verändert und was gelöscht werden darf. So sieht jede Person nur die Daten, die zu ihrer Aufgabe gehören.
Wie kann ich meine bestehenden Daten migrieren?
Wir stellen eine Liste der benötigten Felder zur Verfügung, sodass Sie Ihre Daten als CSV-Datei aufbereiten und importieren können. Falls Sie den Import nicht selbst vornehmen können, helfen wir gerne bei der Migration — nach Aufwand.
Einführung & Support
Wie lange dauert es, conzito im Unternehmen zu implementieren?
Das hängt von Ihrer Größe und der zu übernehmenden Datenmenge ab, liegt aber in der Regel bei 2–4 Wochen. Nach der Demo begleiten wir Sie strukturiert in vier Schritten — von der Einrichtung über die Datenübernahme und Schulung bis zum Go-Live.
Gibt es einen festen Ansprechpartner, der uns bei der Einführung unterstützt?
Ja. Bei der Einführung steht Ihnen ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite — von der Einrichtung über die Datenübernahme bis zur Schulung und der laufenden Nutzung.
Werden Schulungen für conzito angeboten?
Ja. Wir bieten Team-Schulungen an und begleiten Ihre Mitarbeitenden, damit alle sicher mit conzito arbeiten.
Wie kann ich den Support kontaktieren und wann ist er verfügbar?
Unseren persönlichen Support erreichen Sie werktags von Montag bis Freitag, 09:00–17:00 Uhr (außer an Feiertagen am Sitz von conzito) — per E-Mail, Telefon und Ticketsystem. Die vollständigen Support- und Reaktionszeiten finden Sie in unseren AGB unter Ziffer 4.3.
Sehen Sie conzito in Aktion.
30 Minuten. Wir zeigen es am Beispiel Ihrer eigenen Fälle, nicht mit fiktiven Beispieldaten.