Die E-Rechnungspflicht rückt näher, und die Ratgeber sind voll davon. Was dort fast nie steht: Für soziale Träger gilt eine Besonderheit, die den größten Teil der Aufregung entschärfen kann — die aber trotzdem nicht bedeutet, dass Sie nichts tun müssen.
Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht — jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können |
| bis 31.12.2026 | Papier und PDF weiterhin erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers) |
| 01.01.2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze |
Quelle: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Bundesfinanzministerium
Die Empfangspflicht trifft jeden — auch Sie
Fangen wir mit dem Teil an, bei dem es keine Ausnahme gibt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt unabhängig davon, ob Sie selbst welche ausstellen müssen. Ihre Lieferanten dürfen Ihnen E-Rechnungen schicken — und Sie müssen sie annehmen, verarbeiten und aufbewahren können.
Die gute Nachricht: Die Hürde ist niedrig. Laut BMF genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Es braucht kein Portal und keine Spezialsoftware, um die Empfangspflicht zu erfüllen.
Der entscheidende Punkt: Wann die Ausstellungspflicht entfallen kann
Jetzt zum Teil, den generische Ratgeber übersehen. Das Bundesfinanzministerium formuliert es unmissverständlich:
„Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht."
— Bundesfinanzministerium, FAQ zur E-Rechnung
Und genau hier wird es für soziale Träger interessant: Für nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen besteht keine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht — und damit auch keine Pflicht, sie als strukturierte E-Rechnung auszustellen.
Viele Leistungen sozialer Träger fallen grundsätzlich unter diese Steuerbefreiungen — etwa nach § 4 Nr. 25 UStG („Leistungen der Jugendhilfe nach § 2 Absatz 2 des Achten Buches Sozialgesetzbuch") oder § 4 Nr. 16 UStG („die eng mit der Betreuung oder Pflege körperlich, kognitiv oder psychisch hilfsbedürftiger Personen verbundenen Leistungen"). Wenn das auf Ihre Leistungen zutrifft, kann die Ausstellungspflicht für diese Umsätze entfallen — auch über 2027 und 2028 hinaus.
Aber Vorsicht, drei Einschränkungen:
- Die Befreiung gilt nicht automatisch. Sie hängt an Bedingungen — unter anderem am Status Ihrer Einrichtung und an der Art der erbrachten Leistung.
- Kaum ein Träger erbringt nur eine Art von Leistung. Sobald Sie auch steuerpflichtige Umsätze haben — Schulungen, Beratung, Verwaltungsdienstleistungen für Dritte — greift für diese die Pflicht ganz normal. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 behandelt genau diesen Mischfall aus teilweise steuerpflichtigen und teilweise steuerfreien Umsätzen.
- Die Empfangspflicht bleibt davon völlig unberührt.
Deshalb der wichtigste Satz dieses Artikels: Ob und für welche Ihrer Umsätze die Ausstellungspflicht entfällt, lässt sich nicht pauschal beantworten. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater — es lohnt sich, denn die Antwort kann Ihnen viel Aufwand ersparen.
Was als E-Rechnung zählt — und was nicht
Ein verbreiteter Irrtum: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn Sie es per Mail verschicken.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem:
- XRechnung — reines XML-Format, im Behördenverkehr etabliert
- ZUGFeRD — Hybridformat: ein PDF, in dem die strukturierten Daten eingebettet sind
Achtung bei ZUGFeRD: Zulässig ist es laut BMF erst ab Version 2.0.1 — und die Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als ordnungsgemäße E-Rechnung. Wer damit arbeitet, erfüllt die Pflicht nicht.
Und der Kostenträger?
Ein Punkt, der oft untergeht: Die umsatzsteuerliche Frage ist das eine — was Ihr Kostenträger verlangt, ist das andere.
Öffentliche Auftraggeber arbeiten vielfach bereits mit XRechnung, und die Vorgaben unterscheiden sich je nach Bundesland und Kommune. Ein Kostenträger kann ein bestimmtes Format also vertraglich verlangen — unabhängig davon, ob das Steuerrecht Sie dazu verpflichtet. Fragen Sie im Zweifel direkt nach. Wie die Abrechnung mit dem Kostenträger in der Schulbegleitung grundsätzlich abläuft, beantworten die häufigen Fragen zur Schulbegleitung.
Was Sie jetzt tun sollten
- Empfangsfähigkeit sicherstellen — ein dediziertes Postfach für Rechnungseingang genügt. Das ist seit 2025 Pflicht.
- Steuerliche Einordnung klären — welche Ihrer Umsätze sind steuerfrei, welche nicht? Mit dem Steuerberater durchgehen.
- Beim Kostenträger nachfragen, ob ein bestimmtes Format erwartet wird.
- Aufbewahrung prüfen — E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher archiviert werden.
- Umsatzgrenze im Blick behalten — überschreiten Sie 800.000 €, gilt für steuerpflichtige Umsätze bereits ab 2027 die Ausstellungspflicht.
Quellen
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025
- § 4 UStG — Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen